La sécurisation des données RH dans un environnement numérique est essentielle pour protéger la vie privée des candidats et des employés. Au cœur du processus de recrutement, la collecte d’informations personnelles soulève des préoccupations majeures quant à leur utilisation responsable et à la conformité réglementaire.
Dans un monde où la digitalisation des ressources humaines est devenue la norme, il est impératif de garantir que les données RH, considérées comme sensibles, soient protégées contre les risques de piratage et d’accès non autorisé. Cet article examine justement les meilleures pratiques et les solutions disponibles pour assurer leur protection. Nous visons à fournir aux entreprises des conseils pratiques pour préserver la confidentialité et l’intégrité des informations personnelles tout au long du processus de recrutement et de gestion des ressources humaines.
La pseudonymisation et le cryptage des données RH
Dans un monde numérique en constante évolution, il est essentiel d’adopter des pratiques innovantes pour protéger les renseignements sensibles sur les candidats et les employés contre les cyberattaques. Parmi celles-ci se trouvent le chiffrement des données RH qui sont alors stockées sur les ordinateurs et les serveurs. De cette manière, les informations personnelles deviennent inutilisables et impossibles à lire en cas de fuite, garantissant ainsi leur sécurité.
Par ailleurs, les sous-traitants et les responsables du traitement des datas ont intérêt à étudier une approche basée sur les risques pour la mise en œuvre de la pseudonymisation. Cette dernière consiste à remplacer les renseignements personnels reconnaissables par des identifiants anonymes dans les systèmes de stockage ou de gestion des données RH. Elle vise à rendre les informations des candidats et des employés moins directement identifiables, même en cas d’accès non autorisé. Dans la pratique, elle est souvent utilisée en complément du chiffrement pour renforcer la sécurité des datas et garantir leur conformité aux réglementations telles que le RGPD.
Les sous-traitants et les responsables concernés doivent alors tenir compte de la finalité et du contexte global du processus de traitement des données RH. L’objectif est d’assurer une protection adéquate des informations personnelles des employés. De plus, il est essentiel de disposer d’un système de gestion des candidatures (ATS) ou d’un système d’information des ressources humaines (SIRH). Il permet d’anonymiser automatiquement les informations personnelles des personnes concernées, conformément au RGPD. Ainsi, en cas d’intrusion, celles-ci restent inutilisables sans la clé de chiffrement, garantissant leur protection. Si vous souhaitez vous faire accompagner, vous pouvez solliciter un cabinet de conseil RH comme Boost’RH qui peut vous assister dans le choix des solutions les plus adaptées à vos besoins.
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La sécurisation des accès pour protéger les données RH
Les mots de passe faibles et le partage des codes confidentiels représentent des risques majeurs pour la sécurité des informations. Pour choisir une combinaison d’accès fiable, la CNIL recommande d’utiliser au moins 12 caractères, comprenant des minuscules, des majuscules, des chiffres et des éléments spéciaux. Il est également crucial d’éviter les renseignements personnels prévisibles comme base pour les mots de passe.
Par ailleurs, chaque compte en ligne doit être protégé par un code d’accès unique. De plus, il est fortement déconseillé de stocker ces clés d’entrée sur des post-it, des notes ou des fichiers textes non sécurisés. À la place, l’utilisation d’un gestionnaire de mots de passe sécurisé peut faciliter la gestion de nombreux identifiants de sécurité. En outre, le single sign-on (SSO) est une solution efficace qui permet d’authentifier l’accès à plusieurs services à partir d’une seule connexion. Il renforce ainsi la sécurité des données RH en centralisant et en simplifiant la gestion des entrées.
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Protection des flux de données RH
Les organisations interconnectent souvent plusieurs logiciels et solutions en ligne pour améliorer leur productivité et réduire les risques de fuites d’informations. Il est alors crucial de s’assurer que les renseignements importés ou échangés entre ces applications sont sécurisés. Pour les plateformes SaaS accessibles via un navigateur web, vérifiez si elles utilisent des protocoles de sécurité tels que SSL/TLS pour protéger les données RH en transit. En revanche, pour les échanges via API, privilégiez les solutions prenant en charge SSL et offrant des mécanismes d’authentification robustes comme OAuth 2.0.
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Limitation des accès et du risque de phishing
Une fois les informations partagées, il est essentiel de les protéger contre les accès non autorisés, les fuites et les altérations. Une gestion rigoureuse des permissions d’accès et un stockage sécurisé dans le cloud permettent justement de limiter l’accès aux données RH aux seules personnes autorisées. En parallèle, il est crucial de former les équipes à la sécurité des informations sensibles et à la reconnaissance des menaces en ligne, notamment les attaques de phishing. Pour renforcer la sécurité des données et à réduire les risques d’incidents de sécurité, l’adoption de certaines pratiques est préconisées, dont :
- la vérification des e-mails suspects ;
- l’installation d’applications mobiles uniquement à partir de marketplaces officielles ;
- l’évitement des connexions à des réseaux Wi-Fi publics.
Enfin, il est crucial d’établir des protocoles de gestion des incidents. Il faut également réaliser régulièrement des tests de pénétration, de vulnérabilité, de conformité et de sécurité du code. De même, optez pour des systèmes de sauvegarde redondants pour une cybersécurité robuste. Envisagez aussi l’externalisation de l’hébergement des données RH pour vous concentrer sur votre cœur de métier.
