Au sein de nombreuses entreprises, les employés se transfèrent des documents sans prendre la moindre mesure de sécurité. Pourtant, cette pratique comporte de nombreux dangers !
Parmi les principaux risques, on compte la perte ou la corruption des données, mais aussi leur interception en transit.
Cette négligence peut aussi engendrer des accès non autorisés aux informations sensibles. Les conséquences peuvent être une atteinte à la réputation de l’entreprise, mais également des sanctions légales et réglementaires.
Afin d’éviter ces graves problèmes, découvrez dans cet article notre top 3 des actions à mener pour sécuriser les usages de vos équipes sans entraver leur productivité !
Bannir l’usage des outils de transfert grand public en entreprise
L’une des erreurs les plus couramment commises par les équipes est l’usage de solutions grand public au sein de l’environnement professionnel.
Les plateformes de transfert de fichiers populaires comme WeTransfer, grosfichiers ou Dropbox sont utilisées à titre personnel par les employés, mais cette habitude se répercute ensuite dans la sphère professionnelle.
Or, ces solutions sont en inadéquation avec les besoins de sécurité des entreprises. Leur niveau de sécurité est insuffisant, puisqu’elles ne proposent généralement pas de chiffrement de bout en bout.
Et même lorsque le chiffrement des fichiers transférés est assuré, ces solutions font transiter vos données le plus souvent via des serveurs situés à l’étranger (perte de souveraineté sur vos données), n’offrent pas de traçabilité sur les échanges, et ne permettent pas de contrôler quels fichiers sont envoyés à quels destinataires.
Il est également difficile de gérer les accès et les droits sur les fichiers. Un manque de contrôle et de suivi qui fait peser un risque important de fuite des données sensibles sur les entreprises qui ne réglementent pas ces usages.
C’est pourquoi il est important de bloquer leur usage, par exemple par le biais de la fonctionnalité GPO proposée par Windows pour la gestion centralisée du parc informatique.
Ainsi, vos utilisateurs ne pourront plus se servir de ces outils non-sécurisés pour envoyer des documents sensibles de votre entreprise et le risque sera fortement limité.
Cependant, pour maintenir la productivité de chacun, il vous faudra proposer une alternative sécurisée et suffisamment simple pour l’envoi de fichiers volumineux…
Offrir une alternative simple aux collaborateurs pour les transferts de fichiers volumineux
Bien souvent, les collaborateurs utilisent ces solutions grand public pour une raison très simple : c’est leur seul moyen de transférer des fichiers trop lourds pour être envoyés par email.
Afin de les dissuader de recourir à ces plateformes dans le cadre de leurs missions, il faut donc leur fournir un outil adapté à leurs besoins et validé par la DSI.
Celui-ci doit répondre aux besoins de traçabilité et de sécurité de l’entreprise, tout en conservant la même mécanique d’usage pour ne pas déstabiliser les collaborateurs ou alourdir leur charge de travail.
Parmi les solutions d’entreprise disponibles sur le marché, la rédaction vous conseille LockTransfer : un outil certifié CSPN par l’ANSSI, offrant toutes les garanties nécessaires sur la sécurité des données.
Il se veut très simple d’utilisation, et permet donc d’avoir une solution facile à prendre en main et transverse à toute l’entreprise. Aucune limite n’est imposée sur la taille des fichiers transférés, les destinataires sont illimités, et vous pouvez définir des dates d’expiration automatique des liens de transfert pour garantir la sécurité des fichiers dans le temps.
Point bonus : c’est un outil 100% français ! En cas de besoin, l’échange avec le support de la solution est donc grandement facilité.
Si vous utilisez Office 365 / Outlook, sachez que LockTransfer dispose également d’un plugin pour chiffrer les pièces jointes directement depuis vos emails. Plus besoin de sortir de sa boîte mail : les fichiers sont chiffrés, sécurisés, et vous conservez la traçabilité.
L’utilisation d’une solution grand public peut-être une habitude tenace. Lorsque vous bloquerez l’usage de ces logiciels par vos collaborateurs, pensez à créer un lien de redirection automatique vers la solution fournie par l’entreprise.
Ainsi, lorsque le collaborateur se rendra sur WeTransfer comme à l’accoutumée, il sera automatiquement redirigé vers la page de connexion à l’outil que vous aurez choisi tel que LockTransfer.
Pour mettre fin au Shadow IT et assurer la traçabilité des échanges, il vous suffit de réaliser ce blocage sur les différentes solutions grand public utilisées par vos employés !
Mettre en place une politique de sécurité globale pour les transferts de fichiers
Bannir les solutions grand public et les remplacer par des outils sécurisés n’est pas suffisant. Afin d’éliminer les risques, vous devez mettre en place une véritable politique de sécurité pour les transferts de fichiers.
Ceci passe par deux points principaux : la surveillance continue, et la sensibilisation des employés aux bonnes pratiques !
Assurer une surveillance continue et des audits réguliers
Afin de détecter les comportements suspects ou les violations de politique, vous devez analyser les logs, c’est-à-dire l’ensemble des actions réalisées sur les fichiers sensibles (import, modification, téléchargement…).
Des outils de gestion sécurisée des fichiers tels que LockTransfer vous mettrons à disposition ce type d’information avec la possibilité de vous créer des alertes sur les actions suspectes. Vous pourrez également interconnecter ces logs avec votre SIEM.
Par la suite, des audits périodiques doivent être effectués pour vérifier la conformité aux politiques que vous aurez mises en place.
Toutefois, la politique doit également être adaptée au fil du temps en fonction de l’évolution des menaces et des réglementations.
Former et sensibiliser les employés aux bonnes pratiques de sécurité
Pour éviter les erreurs commises par les employés, il est indispensable d’organiser des sessions de formation régulières sur la sécurité des données en général. Durant ces sessions, intégrez une sensibilisation aux risques liés au partage non-sécurisé de fichiers et intégrez une présentation des outils mis à leur disposition pour respecter vos politiques de cybersécurité.
Il est aussi très judicieux de créer des guides d’utilisation pour l’outil de transfert sécurisé choisi, dans le but de faciliter la prise en main et l’autonomie des collaborateurs.
Si vous optez pour LockTransfer, les formations de vos utilisateurs à l’outil sont incluses ! Ainsi, la prise en main par tous est fortement facilitée.
Afin d’améliorer l’efficacité des outils et procédures, vous pouvez également solliciter les retours des utilisateurs. Ceci vous permettra de choisir des solutions et des fonctionnalités sur mesure, pleinement adaptées aux besoins de votre entreprise.
Conclusion
A l’heure du tout numérique, les transferts de fichiers sont désormais une pratique quotidienne en entreprise.
Protéger les informations sensibles devient, de fait, une priorité absolue. Bannir totalement l’utilisation des solutions grand public, et opter pour des alternatives spécialement pensées pour un usage professionnel est aujourd’hui un impératif.
En optant pour LockTransfer, vous faites le choix d’un outil assurant la sécurisation des échanges. À la fois simple d’utilisation, s’intégrant avec la messagerie professionnelle et extrêmement robuste, cette solution française certifiée CSPN par l’ANSSI garantit la protection absolue de vos fichiers.
Son adoption constitue une fondation solide pour votre politique de sécurité globale, à compléter par une surveillance continue, des audits réguliers et une sensibilisation de tous les employés à la cybersécurité !
